POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PROVEFABRICA S.A.S.

Dando cumplimiento a las disposiciones legales consagradas en el Decreto Único 1074 de 2015 en el Capítulo 25, Sección 3, artículo 2.2.2.25.3.1 y a la Ley Estatutaria 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales, PROVEFABRICA S.A.S. (en adelante PROVEFABRICA) se permite expedir la siguiente Política de Tratamiento de Datos Personales.

1. DATOS GENERALES DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS:

Razón Social: PROVEFABRICA S.A.S.

NIT. 900.868.270-2

Domicilio: Autopista a Medellín Km 6,24 costado sur, Parque Industrial Siberia Real Bodega N°4, Vereda La Punta, Lote 2, Tenjo Cundinamarca.

Teléfono: (57-1) 8759211

Correo electrónico: n_maquin@provefabrica.com

Página web: www.provefabrica.com

En adelante y para los efectos de la presente Política de Tratamiento de Datos, se utilizarán indistintamente las expresiones “Responsable” y/o “PROVEFABRICA”, entendiéndose por tal la persona jurídica acabada de identificar.

 

2. DEFINICIONES PRINCIPALES:

  • Autorización”: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales, la cual deberá ser obtenido por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Se entenderá que la autorización cumple con estos requisitos cuando se manifieste por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.
  • Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, electrónico o no, cualquiera que fuere la modalidad de su formación, almacenamiento, organización y acceso.
  • Dato Financiero”: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
  • Dato Personal”: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
  • Dato Público”: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  • Dato Sensible”: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  • Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  • Autorizado”: Es la Compañía y todas las personas bajo la responsabilidad de la Compañía, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular. El Autorizado incluye al género de los Habilitados.
  • Habilitación”: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue la Compañía a terceros, en cumplimiento de las Leyes aplicables, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
  • Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
  • Titular” del Dato Personal: Es la persona natural o jurídica a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data consagrado en la Constitución Colombiana.
  • Transferencia”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable, siendo su receptor también Responsable del Tratamiento.
  • Transmisión”: Es la actividad de Tratamiento de Datos Personales mediante la cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el receptor del Dato Personal.
  • Tratamiento de Datos Personales”: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.
  • “Aviso de privacidad”: Comunicación verbal, escrita o infográfica, generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales
  • “Cliente”: Persona natural o jurídica a quien PROVEFABRICA SAS presta los servicios que se encuentran dentro de su objeto social.
  • “Empleado”: Es la persona natural que en virtud de un contrato de trabajo o prestación de servicios presta sus servicios personales a PROVEFABRICA.
  • “Proveedor”: Es la persona natural o jurídica que proporciona bienes o servicios a PROVEFABRICA, con total autonomía e independencia económica, jurídica, técnica y administrativa
  • “Accionista”: Es la persona natural o jurídica que ostenta la titularidad jurídica de las acciones en que se encuentra dividido el capital social de la sociedad.
  • “Administrador de base de datos personales”: Funcionario o Encargado que tiene a cargo y realiza tratamiento a una o más bases de datos que tiene información personal.
  • “Grabaciones de seguridad” : Recoleccion de datos personales que se hacen mediante sistemas de vigilancia, cámaras, videocamas y/o circuitos cerrados de televisón, que comprenden las imegenes, y grabaciones de audio y video de los Titulares.
  • “Cookies”: es un mecanismo o elemento de datos que un sitio web envía a su navegador, quien lo almacena en su disco rígido de manera que PROVEFABRICA  pueda reconocerlo cuando el titular vuelve a visitar el sitio web y en ese sentido permite recolectar algunos de Datos Personales. 

3. PRINCIPIOS APLICABLES AL TRATAMIENTO DE BASES DE DATOS EN PROVEFABRICA

  1. Legalidad: Entendiendo en todo momento que el tratamiento de bases de datos de PROVEFABRICA estará siempre en estricto cumplimiento a la normativa legal que la rige y la protege en la República de Colombia.
  2. Finalidad: PROVEFABRICA garantizará que los datos que conforman sus bases de datos serán utilizados únicamente para los fines previamente informados al Titular y aprobados por éste.
  3. Autorización Previa: PROVEFABRICA sólo recopilará la información previamente autorizada por el Titular, mediante Autorización Previa.
  4. Calidad y Veracidad: La información contenida en las Bases de Datos de PROVEFABRICA será veraz completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
  5. Transparencia: PROVEFABRICA garantizará el acceso completo, exacto y detallado de la información a sus Titulares en todo momento.
  6. Circulación Restringida: PROVEFABRICA garantizará que la información contenida en las Bases de Datos, sólo puedan ser tratada por los encargados, bajo  de confidencialidad de carácter especial.
  7. Seguridad: PROVEFABRICA protegerá con medidas de seguridad proporcionadas y razonables, la información contenida en las Bases de Datos, obviando el acceso a la misma por personal no autorizado.
  8. Confidencialidad: Todos los encargados suscribirán acuerdos de confidencialidad y de no uso de la información contenida en las Bases de Datos, el encargado deberá cumplir con este compromiso de confidencialidad de manera indefinida, sin importar si se encuentra o no vinculado con la empresa.
  9. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión

 

4. FINALIDADES Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

 El tratamiento que realizará PROVEFABRICA con la información personal corresponderá a la recolección, almacenamiento, actualización, uso, circulación o supresión de la información de manera física o automatizada, la cual será almacenada en las bases de datos correspondientes y será utilizada únicamente para las siguientes finalidades:

  1. Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de clientes
  2. Finalidades varias – Fidelización de clientes.
  3. Finalidades varias – Gestión de estadísticas internas.
  4. Publicidad y prospección comercial – Ofrecimiento productos y servicios
  5. Justicia – Procedimientos judiciales
  6. Finalidades varias – Atención al ciudadano/cliente (Gestión PQR)
  7. Gestión contable, fiscal y administrativa – Facturación
  8. Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de cobros y pagos
  9. Marketing
  10. Seguridad-Seguridad
  11. Finalidades varias – Campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales
  12. Gestión contable, fiscal y administrativa – Verificación de requisitos jurídicos, técnicos y/o financieros
  13. Empleado
  14. Recursos humanos – Gestión de nómina, Información de Empleados
  15. Recursos humanos – Gestión de personal
  16. Recursos Humanos – Prestaciones sociales
  17. Recursos Humanos – Prevención de riesgos laborales
  18. Recursos Humanos – Promoción y selección de personal
  19. Publicidad y prospección comercial – Ofrecimiento productos y servicios
  20. Optimizar la publicidad que el cliente o usuario ve en la página o recibe mediante correros electrónicos, mensajes push o por medio de pautas digitales lo cual se puede realizar por medio de Cookies.
  21. Guardar la navegación de los usuarios finales para mejorar la experiencia del usuario, y saber sobre los productos y servicios que mostró interés en el momento de la visita.
  22. Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión fiscal
  23. Gestión contable, fiscal y administrativa – Gestión de proveedores y contratistas
  24. Finalidades varias – Gestión de estadísticas internas
  25. Gestión contable, fiscal y administrativa – Facturación
  26. Finalidades varias – Custodia y gestión de información y bases de datos
  27. Finalidades varias – Procedimientos administrativos

En cualquier momento, PROVEFABRICA S.A.S. podrá establecer finalidades adicionales así como crear nuevas bases de datos para alcanzar dichas finalidades, previa notificación al Titular.

5. ALCANCE

La presente política aplicará para toda la información que sea recolectada, almacenada, usada y/o transferida por PROVEFABRICA S.A.S., quien en su calidad de Responsable podrá:

  1. Conocer, ordenar, catalogar, clasificar almacenar y procesar toda la información suministrada por los titulares en una o varias bases de datos, en el formato que estime más conveniente. De la misma forma podrá eliminar bases de datos cuando lo considere conveniente.
  2. Verificar, corroborar, comprobar, validar, investigar o comparar la información suministrada por los titulares, con cualquier información de que disponga legítimamente.
  3. Acceder, consultar, comparar y evaluar toda la información que sobre los titulares se encuentre almacenada en las bases de datos de cualquier central de riesgo crediticio, financiero, de antecedentes judiciales o de seguridad legítimamente constituida, de naturaleza estatal o privada, nacional o extranjera.
  4. Estudiar, procesar, tratar, analizar, personalizar y utilizar la información suministrada por los titulares para el seguimiento, desarrollo y/o mejoramiento, tanto individual como general, de condiciones de afiliación, servicio, administración, seguridad o atención.
  5. En caso de que PROVEFABRICA S.A.S. no tenga la capacidad de realizar el tratamiento por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, mediando notificación previa a los titulares de los datos recopilados, caso en el cual será el encargado del tratamiento y deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.

 

6. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES:

PROVEFABRICA garantizará a los Titulares de la información recolectada legítimamente en las bases de datos, el ejercicio de los siguientes derechos

  1. Conocer, actualizar, rectificar y exigir la exclusión total o parcial de los datos personales frente a PROVEFABRICA S.A.S. como responsable o encargado del tratamiento, o ejercer el derecho frente a quien haya recibido los datos como resultado de la transmisión de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
  2. Solicitar prueba gratuita de la autorización otorgada a PROVEFABRICA S.A.S. como responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento;
  3.  Ser informado por PROVEFABRICA S.A.S. como responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales;
  4. Presentar solicitudes ante PROVEFABRICA S.A.S. o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información;
  5. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones al régimen de protección de datos personales;
  6.  Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos personales cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.;
  7.  Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles.
  8.  Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones;
  9.  Acceder en forma gratuita los datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
  10.  Solicitar acceso a las imágenes y grabaciones tratadas mediante grabaciones de seguridad.
  11. Solicitar la supresión de las imágenes, siempre que no exista un deber legal, de seguridad o contractual que lo impida.

 

7. TEMPORALIDAD

PROVEFABRICA mantendrá la información de los Titulares en sus bases de datos, por un período de 10 años contados a partir de la fecha en que cese la relación con el Titular, salvo que:

  1. Se trate de información de empleados Caso en el cual, por razón del cumplimiento de deberes en materia de seguridad social, la información se mantendrá de manera indefinida.
    PROVEFABRICA almacena los datos personales de sus empleados, incluidos los que hayan sido obtenidos en desarrollo del proceso de selección, y los conserva. A esta información solo tendrá acceso el Área de Recursos Humanos, que a su vez será el único encargado del tratamiento de la misma.
    Terminada la relación laboral, PROVEFABRICA procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
    Terminada la relación laboral, PROVEFABRICA procederá a almacenar todos los datos personales que haya obtenido del proceso de selección y la documentación generada en desarrollo de la relación laboral, en un archivo central con acceso restringido, sometiendo en todo momento la información a medidas y niveles de seguridad adecuados, dado que la información laboral pueda contener datos de carácter sensible.
  2. Se reciba solicitud del Titular para la exclusión de la información de la base de datos. Salvo que sea necesario mantenerla para el ejercicio de los derechos de PROVEFABRICA, su defensa en actuaciones judiciales, extrajudiciales o administrativas o para el cumplimiento de deberes legales.
  3. Se trate de datos recolectados mediante los videos de seguridad y vigilancia. Los datos recaudados se mantendrán almacenados el tiempo necesario para cumplir la finalidad para la cual fueron recolectados. Cuando exista un deber legal o contractual que impida la eliminación de las imágenes o grabaciones, PROVEFABRICA las conservará para tal fin.

 

8. MEDIDAS DE SEGURIDAD PARA LA RECOLECCIÓN, USO, CIRCULACIÓN, CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA MEDIANTE GRABACIONES DE VIGILANCIA.

PROVEFABRICA implementará las medidas de seguridad necesarias para proteger la información recolectada a través de los sistemas de videovigilancia, que serán informadas a las personas que operen los  sistemas de grabación y que, comprenderán pero sin restringuirse a ellas, las siguientes:

  1. Las imágenes grabadas solo podrán ser visualizadas en un área de acceso restringido que garantice la seguridad delas mismas.
  2. Solo podrán tener acceso a las grabaciones las personas que operen los sistemas de grabación y de manera especial el Representante Legal de PROVEFABRICA.
  3. La instalación de los sistemas de grabaciones de seguridad no será en lugares en donde se pueda afectas la imagen, o la vida privada e intima de las personas.

9. MEDIDAS PARA LA RECOLECCIÓN, USO, CIRCULACIÓN, CONSERVACIÓN Y DISPOSICIÓN FINAL DE LA INFORMACIÓN RECOLECTADA DE COOKIES

PROVEFABRICA implementará las medidas de seguridad necesarias para proteger la información recolectada a través de los sistemas de cookies o pequeños archivos de información que son almacenados en el navegador los cuales serán previamente aceptados o rechazados por el titular o usuario para lo cual bastará que dé click  al botón “aceptar” o “denegar”.

Las cookies que se utilizan en el sitio web de https://www.provefabrica.com/sillas-colombia-catalogo/ tienen como finalidad que la experiencia de usuario o cliente sea funcional en aspectos de diseño, marketing, preferencias y estadísticas.

Provefabrica no recolectará datos personales en los casos en los cuales el usuario de página web no acepte dándole click  al botón “denegar” o no oprima ningun botón las cookies del sitio web de https://www.provefabrica.com/sillas-colombia-catalogo/

Adicionalmente los titulares tienen la facultad de revocar consentimiento y/o ejercer cualquiera de los derechos que sobre ellos recaen según lo previsto en la presente Politica. Así mismo, los usuarios podrán configurar por ellos mismos sus navegadores web para gestionar el uso de las cookies de la siguiente manera:

  • Para Google Chrome, ingrese a: chrome://settings/cookies.
  • Para Internet Explorer, ingrese a: edge://settings/content/cookies
  • Para Mozilla Firefox, ingrese a: about:preferences#privacy
  • Para Safari, ingrese a: Safari://Preferencias/Privacidad

10. ÁREAS ENCARGADAS DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS RELACIONADOS CON EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES:

PROVEFABRICA S.A.S. ha designado a las siguientes áreas  como Encargadas de la recepción y atención de las consultas, peticiones y reclamos ante las cuales el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualizar, rectificar y suprimir los datos y revocar la autorización otorgada:

Área:

Nómina

Teléfono: +57 (1) 8759211 Ext 109

Correo electrónico:

n_maquin@provefabrica.com

e_leon@provefabrica.com

Datos a cargo:

1- Datos de Nómina.

2- Datos financieros de trabajadores

3- Datos de control de recomendaciones, conceptos médicos de aptitud e historia laboral y académica.

4- Datos de gustos e intereses particulares

5- Datos de Control de Licencias médicas.

6-Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios.

Área:

Ventas

Teléfono: +57 (1) 8759211 Ext: 103

Correo electrónico:

d_galindo@provefabrica.com

c_patino@provefabrica.com

Datos a cargo:

1- Datos de los Clientes.

2- Información tributaria de los clientes.

3-Datos relacionados con la actividad económica de los clientes.

4-Datos de antecedentes judiciales y/o disciplinarios.

Área:

Administrativa

Teléfono: +57 (1) 8759211 Ext.203

Correo electrónico:

n_maquin@provefabrica.com

m_cupa@provefabrica.com

 

Datos a cargo:

1- Datos de los proveedores

2- Información tributaria de los proveedores.

3-Datos relacionados con la actividad económica de los proveedores.

4-Datos de accionistas.

En caso de crear nuevas bases de datos, o de modificar los encargados de las bases de datos dicha actualización será registrada en el Registro Nacional de Bases de datos.

11. PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DE LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR, SUPRIMIR INFORMACIÓN Y A REVOCAR LA AUTORIZACIÓN POR PARTE DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN.

  • Consultas
    La consulta podrá ser presentada por los titulares, sus causahabientes o su representante legal,  y será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de radicación. Cuando no fuera posible dar respuesta a su solicitud dentro de dicho término, se le informarán al titular o causahabiente los motivos de la demora y se indicará la fecha en que será atendida la consulta, que no podrá superar los cinco (5) días hábiles.

La radicación se podrá hacer en físico o mediante corre electrónico dirigido al área encargada.

Los caushabientes deberán acreditar su calidad de tales mediante documento idóneo.

  • Reclamos:
    Para presentar reclamos respecto a la información de las bases de datos, PROVEFABRICA S.A.S. dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados, aquellos que estipularon por otro o para otro, y/o los representantes de menores de edad Titulares, el cual deberá contener:
  1. El nombre y domicilio del Titular o cualquier otro medio para recibir respuesta.
  2. Documentos que acrediten la identidad del titular o a su representante legal.
  3. La descripción clara y precisa del motivo de inconformidad y los datos personales respecto de los cuales el titular busca ejercer alguno de los derechos.
  4. La solicitud redactada de manera clara y concreta.

 

Si el reclamo o la documentación adicional requerida llegasen a estar incompletos, PROVEFABRICA S.A.S. requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos de PROVEFABRICA S.A.S., donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo, una leyenda marcada “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo o la de la aclaración o complementación de esta, lo que suceda de último. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • Supresión de datos.
    El Titular, el causahabiente, o su representante legal tienen el derecho de solicitar la supresión de sus datos. La supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal en los archivos bases de datos o tratamientos realizados de acuerdo con lo solicitado por el Titular. La solicitud deberá indicar la intención de que se supriman los datos personales de las bases de datos de PROVEFABRICA S.A.S. o de revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los datos personales. Así mismo, la solicitud debe realizarse identificando claramente el nombre del titular, el número de su documento de identidad y sus datos de contacto (teléfono y un correo electrónico actualizados).

12. MEDIDAS DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN:

Para garantizar la seguridad de la información objeto de tratamiento, PROVEFABRICA S.A.S. cuenta con  un protocolo aprobado de seguridad de la información, ha implementado acuerdos de confidencialidad con los empleados que tienen acceso a la información personal, cuenta con controles de seguridad en la tercerización de los servicios para el tratamiento de la información personal y ha implementado un sistema de gestión de seguridad de la información y de usuarios con acceso a la información personal.

13. INCIDENTES RESPECTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL:

Ante la ocurrencia de algún hecho que constituya un incidente o ante alguna circunstancia que pueda poner en riesgo la seguridad de la información personal de los Titulares, PROVEFABRICA S.A.S. constituirá el “Comité de Seguridad de Información Personal” conformado por los integrantes del Área Responsable de la Atención de Peticiones, Consultas y Reclamos Relacionados con el Tratamiento de Datos Personales y por un (1) empleado de nivel Directivo de la sociedad con el fin de resolver la situación de forma celere e informar a los Titulares de los hechos ocurridos.

14. DATOS SENSIBLES

PROVEFABRICA ha implementado medidas generalmente aceptadas de tecnología y seguridad para el uso, almacenamiento, procesamiento y supresión de datos sensibles, de conformidad con la definición establecida en la presente política. Sin embargo, no es una obligación del Titular autorizar su tratamiento para las finalidades previstas en la presente; de manera que, podrá negarse a la misma, habida consideración de que las preguntas que versen sobre esta materia tendrán carácter de facultativas.

15. MEDIDAS DE PROTECCIÓN Y SEGURIDAD DE DATOS PERSONALES

PROVEFABRICA ha implementado medidas generalmente aceptadas de tecnología y seguridad operacional para proteger la información personal de la pérdida, mal uso, alteración, destrucción, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. A todo el personal de PROVEFABRICA se le ordena mantener la confidencialidad de la información personal y sólo las personas autorizadas tienen acceso a dicha información. Adicionalmente, la empresa adelantará todos los procesos necesarios para la implementación y mantenimiento de adecuados sistemas de seguridad a nivel empresarial, en todos los canales y buzones de la empresa; con la finalidad de evitar la ocurrencia de incidentes de seguridad, que afecten el disfrute efectivo de los titulares de la información.

16. INFORMACIÓN DE LAS NIÑAS, NIÑOS Y ADOLESCENTES (MENORES DE 18 AÑOS DE EDAD)

El Titular podrá negarse a dar a PROVEFABRICA información que trate sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes (menores de 18 años de edad)

17. TRANSFERENCIA DE DATOS AL EXTERIOR

De conformidad con La Ley 1581 de 2012, PROVEFABRICA S.A.S. podrá realizar la transferencia de datos al exterior cuando cuente con la autorización del titular. Esta transferencia de información se podrá realizar, pero no se limitará, a cualquier matriz, subsidiaria o afiliada que PROVEFABRICA S.A.S. tenga o que llegase a tener. No obstante, PROVEFABRICA S.A.S. se abstendrá de transferir datos personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos según los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia.

Esta abstención NO REGIRÁ cuando se trate de:

  1. Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
  2. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.
  3. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
  4. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
  5. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el Titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
  6. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

18. MODIFICACIÓN DE LA POLÍTICA

PROVEFABRICA se reserva el derecho de modificar la Política de Tratamiento de Datos en cualquier momento. Sin embargo, toda modificación será comunicada de forma oportuna a los titulares de los datos personales a través de los medios habituales de contacto con diez (10) días hábiles de antelación a su entrada en vigencia.

Cuando el cambio se refiera a la finalidad del tratamiento, el Titular deberá aportar una nueva autorización.

En caso de que un Titular no esté de acuerdo con la nueva Política de Tratamiento de Datos y se establezca una justa causa para no continuar con la autorización para el tratamiento de datos personales, el Titular podrá solicitar a la empresa el retiro de su información a través de la Presentación de Consultas o reclamos.

19. PERIODO DE VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS

La vigencia de las bases de datos será igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades del tratamiento en cada base de datos, salvo que por origen legal, contracutal o jurisprudencial se establezca un periodo especial. Conforme con tal circunstancia; una vez se cumpla con la temporalidad mencionada, se eliminará la información almacenada en nuestras bases de datos; a menos de que exista la obligación legal o contractual de realizar la conservación de la información por un término de tiempo indeterminado, o que exceda el periodo correspondiente.

Esta Política rige a partir del 01 de Octubre de 2021. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos PROVEFABRICA S.A.S. de acuerdo con los criterios de temporalidad y necesidad, hasta la culminación del objeto social de PROVEFABRICA S.A.S.

Atentamente,

Danny Fernando Galindo González

Apoderado Especial

PROVEFABRICA S.A.S.